Storage. Backup. Virtualisierung.
Archivierung und WORM · Version 1.5 · © Stor IT Back 2026
Datenarchivierung bezeichnet die langfristige, strukturierte und nachvollziehbare Aufbewahrung von Daten und Dokumenten. Unternehmen archivieren beispielsweise Rechnungen, E-Mails, Verträge, Geschäftsunterlagen und Projektdaten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder interner Anforderungen.
WORM-Technologien (Write Once, Read Many) können dabei sicherstellen, dass gespeicherte Daten während einer definierten Aufbewahrungsfrist nicht verändert oder gelöscht werden können. Für eine GoBD-gerechte beziehungsweise nachvollziehbare elektronische Archivierung reicht WORM allein jedoch nicht aus. Auch organisatorische Prozesse, Berechtigungen, Protokollierung, Aufbewahrungsfristen, Löschregeln und eine Verfahrensdokumentation müssen berücksichtigt werden.
Archivierung ist dabei klar von einer Datensicherung zu unterscheiden. Ein Backup dient in erster Linie der Wiederherstellung von Daten nach einem Ausfall oder Datenverlust. Ein Archiv verfolgt dagegen das Ziel, ausgewählte Informationen langfristig, auffindbar und gegebenenfalls unveränderbar aufzubewahren.
Bei einer Archivierung werden Daten langfristig aufbewahrt und verwaltet. Daten können dafür vom Primärspeicher in ein separates Archiv kopiert oder verschoben werden. Das Ziel besteht jedoch nicht ausschließlich darin, Speicherplatz freizugeben. Im Mittelpunkt stehen die langfristige Aufbewahrung, Auffindbarkeit, Integrität und gegebenenfalls die Unveränderbarkeit der Informationen.
Dabei muss zwischen einer internen Archivierung und einer Archivierung aufgrund gesetzlicher oder vertraglicher Vorgaben unterschieden werden. Bei einer rein internen Archivierung legt das Unternehmen selbst fest, welche Daten aufbewahrt werden, ob diese nachträglich geändert werden dürfen und wie lange sie verfügbar bleiben sollen.
Ein typisches Beispiel sind abgeschlossene Projekte. In einer Werbeagentur können bei einem Kundenprojekt große Mengen an hoch aufgelösten Fotos, Videos, Grafiken und Rohdaten entstehen. Nach Abschluss des Projekts werden diese Informationen im täglichen Betrieb nur noch selten benötigt. Eine sofortige Löschung ist jedoch häufig nicht sinnvoll, weil der Kunde später ein Folgeprojekt beauftragen kann.
Statt solche Daten dauerhaft auf einem teuren Primärspeicher vorzuhalten, können sie auf kostengünstigere Archivspeicher verschoben werden. Das Verfahren ähnelt in Teilen dem Information Lifecycle Management (ILM) beziehungsweise HSM . Für sehr große Datenmengen können beispielsweise LTO-Bänder und LTFS eine geeignete Speichertechnologie darstellen.
Backup und Archivierung verfolgen unterschiedliche Ziele. Ein Backup dient in erster Linie der Wiederherstellung von Daten, Anwendungen oder kompletten Systemen nach einem Ausfall, einem Bedienfehler, einem Cyberangriff oder einer versehentlichen Löschung. Dafür werden regelmäßig neue Sicherungsstände erstellt und ältere Sicherungen nach einem definierten Schema wieder überschrieben oder gelöscht.
Ein Archiv ist dagegen auf eine langfristige Aufbewahrung ausgewählter Informationen ausgerichtet. Archivierte Daten werden normalerweise seltener verändert oder überhaupt nicht mehr verändert. Je nach Anforderung müssen zusätzlich eine definierte Aufbewahrungsfrist, Nachvollziehbarkeit, Protokollierung und Schutz vor Manipulation gewährleistet werden.
Moderne Backup-Lösungen können ebenfalls lange Aufbewahrungsfristen, Immutable Backups oder WORM-ähnliche Speicherfunktionen bereitstellen. Diese Eigenschaften machen ein Backup-System jedoch nicht automatisch zu einem GoBD-gerechten oder revisionssicheren Archiv. Entscheidend ist immer das gesamte Verfahren aus Technik, Prozessen, Berechtigungen und Dokumentation.
In einem Unternehmen werden deshalb in der Regel beide Verfahren benötigt: Backups schützen die Betriebsfähigkeit, Archive sichern langfristig aufzubewahrende Informationen.
Bei einer internen Archivierung legt das Unternehmen seine Regeln weitgehend selbst fest. Beispielsweise kann bestimmt werden, dass abgeschlossene Projektunterlagen fünf Jahre gespeichert und anschließend gelöscht werden. Auch eine nachträgliche Veränderung kann zulässig sein, sofern keine anderen rechtlichen oder vertraglichen Anforderungen entgegenstehen.
Anders sieht es bei steuerlich, handelsrechtlich oder aus anderen Gründen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen aus. Hier ergeben sich Anforderungen unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO), dem Umsatzsteuergesetz (UStG), den GoBD und bei personenbezogenen Daten zusätzlich aus der DSGVO.
Dabei reicht es nicht aus, Daten lediglich über einen bestimmten Zeitraum auf irgendeinem Datenträger zu speichern. Je nach Art der Daten müssen unter anderem Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit, Lesbarkeit und Schutz vor unbemerkter Veränderung berücksichtigt werden.
Eine technische Speicherfunktion allein stellt daher noch keine regelkonforme Archivierung sicher. Entscheidend ist der gesamte dokumentierte Prozess vom Eingang beziehungsweise der Entstehung eines Dokuments bis zu dessen Aufbewahrung und späterer Löschung.
Welche Daten archiviert werden müssen, hängt von ihrem Inhalt und der jeweiligen Rechtsgrundlage ab. Entscheidend ist nicht allein das Dateiformat oder das verwendete IT-System.
Typische Beispiele für langfristig aufzubewahrende oder zu archivierende Informationen sind:
Nicht jede E-Mail und nicht jede Datei muss automatisch für viele Jahre archiviert werden. Unternehmen sollten deshalb festlegen, welche Datenklassen existieren, welche Rechtsgrundlage gilt und welche Aufbewahrungs- beziehungsweise Löschfrist für die jeweilige Datenklasse vorgesehen ist.
Ein solches Aufbewahrungs- und Löschkonzept verhindert, dass einerseits notwendige Informationen zu früh gelöscht und andererseits nicht mehr benötigte personenbezogene Daten unbegrenzt gespeichert werden.
Für steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Eine pauschale Aussage, dass sämtliche Geschäftsunterlagen zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, ist daher nicht korrekt.
Nach den allgemeinen handels- und steuerrechtlichen Vorschriften gelten insbesondere folgende Fristen:
Die genaue Einordnung hängt vom jeweiligen Dokument und dessen Funktion ab. Darüber hinaus können branchenspezifische Vorschriften oder Sonderregelungen andere beziehungsweise längere Fristen verlangen.
Auch der Beginn und das Ende einer Aufbewahrungsfrist müssen berücksichtigt werden. Die Frist beginnt bei vielen handels- und steuerrechtlichen Unterlagen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden, empfangen, abgesandt oder die betreffende Aufzeichnung vorgenommen wurde.
Unternehmen sollten die Fristen daher nicht lediglich als feste Anzahl von Jahren in einem Speichersystem hinterlegen, sondern in einem dokumentierten Aufbewahrungs- und Löschkonzept verwalten.
WORM steht für „Write Once, Read Many“ und bezeichnet ein Speicherprinzip, bei dem Daten nach dem Schreiben für einen definierten Zeitraum nicht mehr verändert oder gelöscht werden können. Gelesen werden können die gespeicherten Informationen dagegen beliebig oft.
WORM eignet sich deshalb insbesondere für Archive, bei denen die Unveränderbarkeit beziehungsweise der Schutz vor nachträglicher Manipulation eine wichtige Rolle spielt.
Die WORM-Eigenschaft kann auf unterschiedlichen Ebenen umgesetzt werden:
Wichtig ist die Abgrenzung: WORM ist eine technische Speicherfunktion und nicht automatisch gleichbedeutend mit GoBD-Konformität oder Revisionssicherheit. Für eine regelkonforme Archivierung müssen zusätzlich Prozesse, Berechtigungen, Protokollierung, Vollständigkeit, Aufbewahrungsfristen und Verfahrensdokumentation berücksichtigt werden.
Eine klassische professionelle WORM-Technologie sind spezielle LTO-WORM-Bänder. Diese Medien sind dafür vorgesehen, Daten nach dem Schreiben vor nachträglicher Veränderung beziehungsweise Überschreibung zu schützen.
Bandmedien bieten vor allem bei sehr großen Datenmengen Vorteile durch niedrige Kosten pro Terabyte, geringen Energieverbrauch während der Lagerung und die Möglichkeit einer physisch getrennten Aufbewahrung.
Zu den klassischen WORM-Medien gehören auch einmal beschreibbare optische Datenträger wie CD-R oder DVD-R. Aufgrund ihrer vergleichsweise geringen Kapazität spielen sie in professionellen Rechenzentren heute allerdings nur noch eine untergeordnete Rolle.
Normale Festplatten oder SSDs sind physikalisch keine WORM-Medien. Storage-Systeme können jedoch durch ihre Software Speicherbereiche bereitstellen, in denen Dateien für eine definierte Zeit nicht verändert oder gelöscht werden dürfen.
Der Vorteil besteht in der Flexibilität. Für unterschiedliche Daten können unterschiedliche Aufbewahrungsfristen definiert werden. Außerdem lassen sich Funktionen wie Protokollierung, Versionierung, Zugriffssteuerung und automatische Löschregeln integrieren.
Die Wirksamkeit einer solchen Lösung hängt jedoch wesentlich davon ab, wie sicher die WORM-Funktion implementiert, konfiguriert und vor administrativer Umgehung geschützt ist.
Moderne Objektspeicher beziehungsweise Object-Storage-Systeme können je nach Produkt WORM- beziehungsweise Object-Lock-Funktionen bereitstellen.
Dabei wird für einzelne Objekte oder ganze Speicherbereiche eine Aufbewahrungsfrist definiert. Während dieser Retention-Zeit können die betreffenden Objekte nicht oder nur unter genau festgelegten Bedingungen gelöscht beziehungsweise verändert werden.
Unterschiedliche Buckets oder Datenklassen können unterschiedliche Aufbewahrungszeiten besitzen. Nach Ablauf einer Retention können Objekte abhängig von den definierten Regeln zur Löschung freigegeben werden.
Object Storage eignet sich deshalb unter anderem für große Archive, unveränderbare Backup-Daten und Cloud- beziehungsweise Hybrid-Cloud-Architekturen.
LTFS (Linear Tape File System) ermöglicht einen dateibasierten Zugriff auf geeignete LTO-Bänder. Ein Band kann damit ähnlich wie ein Dateisystem verwendet werden. Dateien lassen sich über Verzeichnisstrukturen speichern und wieder auslesen, ohne dass für den grundsätzlichen Dateizugriff zwingend eine klassische Backup-Software erforderlich ist.
Besonders interessant ist LTFS für große Datenbestände, die nur selten benötigt werden. Beispiele sind Video- und Bildarchive, Forschungsdaten, Medienproduktionen oder abgeschlossene Projekte.
LTFS allein ist jedoch lediglich eine Speicher- und Zugriffstechnologie. Ein normales wiederbeschreibbares LTO-Band wird durch LTFS nicht automatisch zu einem unveränderbaren Archivmedium.
Für Anforderungen an die Unveränderbarkeit können geeignete LTO-WORM-Medien eingesetzt werden. Darüber hinaus sind für eine regelkonforme Archivierung weiterhin Medienverwaltung, Protokollierung, Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen, Wiederauffindbarkeit und Verfahrensdokumentation zu berücksichtigen.
Bei besonders wichtigen Archiven sollte außerdem eine zweite Kopie vorgesehen werden. Diese kann beispielsweise auf einem weiteren Bandmedium an einem anderen Standort oder auf einem zweiten Archivsystem gespeichert werden.
Nicht jede geschäftliche E-Mail muss automatisch archiviert werden. Entscheidend ist ihr Inhalt. Enthält eine E-Mail beispielsweise steuerlich oder handelsrechtlich relevante Informationen, können für sie die gleichen Aufbewahrungspflichten gelten wie für ein entsprechendes Dokument in anderer Form.
Typische Beispiele sind E-Mails mit Rechnungen, Angeboten, Auftragsbestätigungen, Vertragsinformationen oder anderen geschäftsrelevanten Inhalten.
Eine professionelle E-Mail-Archivierung sollte so aufgebaut sein, dass aufbewahrungspflichtige Nachrichten vollständig und nachvollziehbar erfasst werden. Dabei müssen der Zeitpunkt der Erfassung, der Schutz vor unbemerkter Veränderung, Zugriffsrechte, Suchmöglichkeiten und die spätere Löschung nach Ablauf der jeweiligen Frist berücksichtigt werden.
Ein typischer Ablauf kann beispielsweise folgendermaßen aussehen:
Auch vorgelagerte Systeme wie Spamfilter, Virenscanner, Mail-Security-Gateways oder Transportregeln müssen bei der Verfahrensdokumentation berücksichtigt werden, wenn sie den Inhalt oder den Verarbeitungsweg einer Nachricht beeinflussen.
Eine passende technische Lösung finden Sie beispielsweise mit dem Benno MailArchiv.
Mit der zunehmenden Nutzung strukturierter E-Rechnungen gewinnt die elektronische Archivierung weiter an Bedeutung. Eine E-Rechnung ist nicht lediglich ein optisch dargestelltes Dokument, sondern enthält strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten.
Zu den in Deutschland verbreiteten Formaten zählen beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD.
Bei einer empfangenen E-Rechnung muss insbesondere der strukturierte Originaldatensatz erhalten bleiben. Eine strukturierte E-Rechnung lediglich in eine PDF-Datei umzuwandeln und anschließend ausschließlich dieses PDF aufzubewahren, ist deshalb nicht ausreichend.
Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD besteht die Rechnung sowohl aus einem strukturierten Datenteil, in der Regel XML, als auch aus einer menschenlesbaren Darstellung, beispielsweise einer PDF-Datei.
Für die Aufbewahrung ist insbesondere der strukturierte Datenteil maßgeblich. Enthält der zusätzliche PDF-Teil jedoch steuerlich relevante Informationen, die den strukturierten Datensatz ergänzen oder von ihm abweichen, müssen auch diese Informationen erhalten bleiben.
Ein modernes Archivsystem sollte deshalb:
Gerade bei E-Rechnungen sollte deshalb bereits bei der Einführung des Rechnungseingangs- und Buchhaltungsprozesses geklärt werden, an welcher Stelle die Originaldaten gespeichert und wie sie über den gesamten Aufbewahrungszeitraum verfügbar gehalten werden.
Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie konkretisieren Anforderungen an IT-gestützte Prozesse mit steuerlich relevanten Daten.
Die früher häufig genannten GDPdU sind keine aktuelle, parallel anzuwendende Regelung mehr. Die entsprechenden Themen wurden bereits vor Jahren in die GoBD integriert. Auf einer aktuellen Archivierungsseite sollte daher mit dem Begriff GoBD gearbeitet werden.
Für ein elektronisches Archiv sind unter anderem folgende Punkte von Bedeutung:
Eine Archivierungssoftware allein macht ein Verfahren nicht automatisch GoBD-konform oder revisionssicher. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Software, Speichertechnik, Konfiguration, Benutzerrechten, internen Kontrollen und organisatorischen Abläufen.
Herstellerzertifikate oder externe Testate können bei der Auswahl und Bewertung einer Lösung hilfreich sein. Sie ersetzen jedoch nicht die Beurteilung des tatsächlich im Unternehmen eingesetzten Verfahrens und seiner Konfiguration.
Eine technisch unveränderbare Speicherung allein reicht für eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung nicht aus. Ebenso wichtig ist eine aktuelle und nachvollziehbare Verfahrensdokumentation.
Sie beschreibt, wie das eingesetzte Verfahren tatsächlich funktioniert. Dazu gehören beispielsweise:
Die Dokumentation muss mit dem tatsächlich eingesetzten Verfahren übereinstimmen. Wird beispielsweise ein neues Archivsystem eingeführt, der Mail-Flow verändert oder ein weiterer Cloud-Speicher angebunden, muss geprüft werden, ob die Verfahrensdokumentation entsprechend angepasst werden muss.
Technische Dokumentation, Benutzerhandbuch und Verfahrensdokumentation sind dabei nicht zwingend dasselbe Dokument. Je nach Umgebung können mehrere Dokumente gemeinsam das tatsächlich eingesetzte Verfahren beschreiben.
Unternehmen müssen bei der Archivierung verschiedene rechtliche Vorgaben berücksichtigen. Zu den wichtigsten Regelungsbereichen zählen insbesondere das Handelsrecht, Steuerrecht und Datenschutzrecht.
Das Handelsgesetzbuch verpflichtet Kaufleute zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung bestimmter Geschäftsunterlagen. § 257 HGB enthält insbesondere Vorgaben zur Aufbewahrung von Handelsbüchern, Buchungsbelegen und Handelsbriefen.
Für elektronisch aufbewahrte Unterlagen ist wichtig, dass diese während der vorgeschriebenen Zeit verfügbar und innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Ähnliche Anforderungen ergeben sich aus der Abgabenordnung für steuerlich relevante Unterlagen.
Mängel bei der Buchführung oder bei der Aufbewahrung können im Rahmen einer steuerlichen Prüfung zu Beanstandungen führen. Welche konkreten Folgen entstehen, hängt vom jeweiligen Einzelfall und von Art und Umfang der Mängel ab.
Diese technischen Informationen stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die konkrete Ausgestaltung eines Archivierungs-, Aufbewahrungs- und Löschkonzepts sollte bei rechtlich relevanten Fragestellungen mit den zuständigen fachlichen Beratern abgestimmt werden.
Die DSGVO und gesetzliche Aufbewahrungspflichten müssen gemeinsam betrachtet werden. Es ist nicht korrekt, pauschal davon zu sprechen, dass beispielsweise die GoBD „über“ der DSGVO stehen.
Das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO gilt nicht uneingeschränkt. Eine Ausnahme besteht unter anderem, soweit die weitere Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.
Besteht beispielsweise für eine Rechnung oder einen Buchungsbeleg weiterhin eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, kann die weitere Speicherung während dieser Frist erforderlich und zulässig sein.
Nach Ablauf der jeweiligen gesetzlichen, vertraglichen oder internen Aufbewahrungsfrist muss dagegen geprüft werden, ob weiterhin eine Rechtsgrundlage beziehungsweise ein zulässiger Zweck für die Speicherung besteht.
Unternehmen benötigen deshalb ein nachvollziehbares Aufbewahrungs- und Löschkonzept. Dieses sollte für unterschiedliche Datenarten festlegen:
Gerade bei WORM-Medien muss deshalb bereits vor dem Schreiben der Daten eine sinnvolle Retention gewählt werden. Eine technisch unbegrenzte Unveränderbarkeit sämtlicher personenbezogener Daten wäre aus Datenschutzsicht problematisch, wenn für deren dauerhafte Speicherung später keine Rechtsgrundlage mehr besteht.
Bei modernen Storage- und Object-Storage-Systemen können unterschiedliche Retention-Zeiten für verschiedene Datenklassen helfen, gesetzliche Aufbewahrung und spätere Löschung miteinander zu verbinden.
In der Praxis besteht eine Archivierungslösung nicht nur aus einem einzelnen Speichersystem. Sie setzt sich aus mehreren technischen und organisatorischen Komponenten zusammen.
Ein typischer Aufbau umfasst beispielsweise:
Welche Speichertechnologie sinnvoll ist, hängt von der Datenmenge, benötigten Zugriffsgeschwindigkeit, Aufbewahrungsdauer und den Compliance-Anforderungen ab.
Häufig werden mehrere Speicherklassen kombiniert. Aktuelle Daten können beispielsweise auf einem diskbasierten Archiv oder Object Storage liegen, während sehr große und nur selten benötigte Daten langfristig auf LTO-Band ausgelagert werden.
Auch Cloud-Speicher können Teil eines Archivkonzepts sein. Dabei müssen neben Kosten und Skalierbarkeit insbesondere Zugriffsschutz, Datenstandort, Vertragsgestaltung, Löschkonzept und die technische Umsetzung der Retention berücksichtigt werden.
Was versteht man unter Datenarchivierung?
Datenarchivierung bezeichnet die langfristige, strukturierte und nachvollziehbare Aufbewahrung von Informationen. Ein Archiv dient nicht primär der schnellen Wiederherstellung nach einem Systemausfall, sondern der dauerhaften Aufbewahrung von Daten aus gesetzlichen, vertraglichen oder internen Gründen. Dazu können beispielsweise Rechnungen, E-Mails, Verträge oder abgeschlossene Projektdaten gehören.
Was ist der Unterschied zwischen Archivierung und Backup?
Ein Backup dient hauptsächlich der Wiederherstellung von Daten und Systemen nach einem Fehler, Datenverlust oder Cyberangriff. Archivierung ist dagegen auf die langfristige Aufbewahrung ausgewählter Informationen ausgerichtet. Moderne Backup-Systeme können zwar unveränderbare Speicherungen und lange Aufbewahrungszeiten bieten, ersetzen dadurch aber nicht automatisch ein dokumentiertes Archivierungsverfahren.
Was bedeutet WORM bei der Datenarchivierung?
WORM bedeutet „Write Once, Read Many“. Daten werden einmal geschrieben und können anschließend während einer festgelegten Aufbewahrungszeit gelesen, aber nicht verändert oder gelöscht werden. WORM kann mit speziellen Medien wie LTO-WORM oder softwarebasiert durch Storage-Systeme und Object-Lock-Funktionen umgesetzt werden.
Ist WORM automatisch GoBD-konform oder revisionssicher?
Nein. WORM stellt zunächst nur eine technische Funktion zum Schutz gespeicherter Daten vor Veränderung oder Löschung bereit. Für eine GoBD-gerechte beziehungsweise nachvollziehbare Archivierung müssen zusätzlich unter anderem Vollständigkeit, Prozesse, Zugriffsrechte, Protokollierung, Aufbewahrungsfristen, Wiederauffindbarkeit und eine Verfahrensdokumentation berücksichtigt werden.
Wie lange müssen Rechnungen und Buchungsbelege aufbewahrt werden?
Für Buchungsbelege und Rechnungen gilt in Deutschland grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Für andere Unterlagen gelten teilweise andere Fristen: Bestimmte Bücher, Jahresabschlussunterlagen und Organisationsunterlagen sind grundsätzlich zehn Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe regelmäßig sechs Jahre aufzubewahren. Sondervorschriften können abweichende Fristen vorsehen.
Müssen geschäftliche E-Mails archiviert werden?
Nicht jede geschäftliche E-Mail muss automatisch langfristig archiviert werden. Entscheidend ist der Inhalt. Enthält eine Nachricht beispielsweise steuerlich oder handelsrechtlich relevante Informationen, kann sie denselben Aufbewahrungspflichten unterliegen wie ein entsprechendes Dokument in anderer Form. Dazu können beispielsweise Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder vertragsrelevante Nachrichten gehören.
Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?
Bei einer strukturierten E-Rechnung muss insbesondere der strukturierte Originaldatensatz aufbewahrt werden. Eine XRechnung darf deshalb beispielsweise nicht lediglich in eine PDF-Datei umgewandelt und ausschließlich als PDF archiviert werden. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der strukturierte Datenteil maßgeblich. Enthält der PDF-Teil zusätzliche steuerlich relevante Informationen, müssen auch diese erhalten bleiben.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Mit revisionssicherer Archivierung wird üblicherweise ein Verfahren bezeichnet, bei dem archivierte Daten vollständig, nachvollziehbar, auffindbar und vor unbemerkter Veränderung geschützt aufbewahrt werden. Entscheidend ist nicht nur die Speichertechnik, sondern das gesamte Verfahren einschließlich Berechtigungen, Protokollierung, Aufbewahrungsregeln und Dokumentation.
Warum benötigt man eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt nachvollziehbar, wie elektronische Unterlagen im Unternehmen entstehen oder eingehen, verarbeitet, gespeichert, geschützt, wiedergefunden und später gelöscht werden. Sie dokumentiert damit nicht nur die eingesetzte Technik, sondern auch Verantwortlichkeiten, Berechtigungen und organisatorische Abläufe. Die Dokumentation muss dem tatsächlich eingesetzten Verfahren entsprechen.
Können archivierte Daten wegen der DSGVO gelöscht werden müssen?
Ja, wenn für die Speicherung personenbezogener Daten kein zulässiger Zweck und keine Rechtsgrundlage mehr besteht, kann eine Löschpflicht entstehen. Das Recht auf Löschung gilt jedoch nicht uneingeschränkt. Besteht beispielsweise weiterhin eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, kann die Speicherung während dieser Frist erforderlich sein. Deshalb sollten Aufbewahrungs- und Löschfristen bereits bei der Archivplanung berücksichtigt werden.
Eignet sich Object Storage als WORM-Archiv?
Ja, geeignete Object-Storage-Systeme können über Object Lock oder vergleichbare Funktionen unveränderbare Objekte mit definierten Aufbewahrungsfristen bereitstellen. Unterschiedliche Datenbestände können dabei unterschiedliche Retention-Zeiten erhalten. Ob eine konkrete Lösung die Anforderungen eines Unternehmens erfüllt, hängt jedoch zusätzlich von Konfiguration, Prozessen, Berechtigungen und Dokumentation ab.
Können LTO-Bänder zur Langzeitarchivierung verwendet werden?
Ja. LTO eignet sich aufgrund der hohen Kapazität, der niedrigen Kosten pro Terabyte und des geringen Energiebedarfs während der Lagerung besonders für große Datenarchive. Für Anforderungen an Unveränderbarkeit stehen spezielle LTO-WORM-Medien zur Verfügung. LTFS kann zusätzlich einen dateibasierten Zugriff auf geeignete LTO-Bänder ermöglichen.
Ist eine Archivierungssoftware allein ausreichend für die GoBD?
Nein. Eine Software kann Funktionen bereitstellen, die eine ordnungsgemäße Archivierung unterstützen. Entscheidend ist jedoch das tatsächlich eingesetzte Gesamtverfahren aus Software, Speichertechnik, Konfiguration, Zugriffsrechten, organisatorischen Kontrollen und Verfahrensdokumentation. Ein Herstellerzertifikat allein macht das Verfahren eines Unternehmens nicht automatisch GoBD-konform.
Welche Speichertechnologien eignen sich für Datenarchive?
Je nach Datenmenge und Anforderungen kommen diskbasierte Storage-Systeme, Object Storage, Cloud-Speicher, LTO-Band oder hybride Kombinationen infrage. Wichtige Kriterien sind Aufbewahrungsdauer, Kosten, Datenmenge, Zugriffsgeschwindigkeit, Skalierbarkeit, WORM- beziehungsweise Immutability-Funktionen und die Möglichkeit, Lösch- und Aufbewahrungsregeln umzusetzen.
Eine professionelle Datenarchivierung besteht aus deutlich mehr als einem WORM-Speicher. Erst das Zusammenspiel aus geeigneter Speichertechnik, Archivierungssoftware, definierten Aufbewahrungsfristen, Zugriffssteuerung, Protokollierung, Löschkonzept und Verfahrensdokumentation ermöglicht ein nachvollziehbares und dauerhaft betreibbares Archiv.
Welche technische Lösung sinnvoll ist, hängt stark von den vorhandenen Datenmengen und Anforderungen ab. Für E-Mail- und E-Rechnungsarchivierung stehen andere Funktionen im Mittelpunkt als für sehr große Video-, Forschungs- oder Projektdatenbestände. Disk-Systeme, Object Storage, Cloud-Speicher und LTO können deshalb einzeln oder gemeinsam Bestandteil einer Archivierungsstrategie sein.
Stor IT Back unterstützt Unternehmen bei der Planung, Auswahl und Implementierung von Lösungen für Datenarchivierung, WORM, E-Mail-Archivierung, Object Storage und Langzeitdatenspeicherung. Sprechen Sie uns an.
