Erstellung von Ausschreibungsunterlagen - Beratung

Vorgehen bei der Beratung

Die Beratung zur Erstellung eines Leistungsverzeichnisses und einer Leistungsbeschreibung beginnt bei uns meist mit einem Workshop. Ein erster entscheidender Abschnitt stellt die IST-Analyse Ihrer vorhandenen Umgebung da. Zusammen mit Ihren Zielvorgaben erstellen wir gemeinsam ein herstellerunabhängiges Konzept. Die Vor- und Nachteile der Vergabe in unterschiedlichen Losen bzw. die Zulassung von Neben- und Alternativangeboten arbeiten wir im Zusammenhang mit ihren Anforderungen heraus.
Der nächste Schritt ist die Erarbeitung einer Bewertungsmatrix für Ihre geplante Lösung. So kann sowohl das Leistungsverzeichnis, wie auch eine spätere Bewertung der Angebote vorbereitet werden. Je detaillierter die Bewertungsmatrix aufgebaut ist, desto sicherer wird die Ausschreibung. Auf der einen Seite bekommen Sie auch die ausgeschriebene Lösung und auf der anderen Seite können Sie den Entscheidungsprozess detailliert dokumentieren.
Vor der Veröffentlichung der Ausschreibung kalkulieren wir die Kosten der benötigten Lösung inklusive Installation und Service. Hiernach kann sichergestellt werden, dass Angebote im gewünschten Kostenrahmen eingehen werden. Sie vermeiden damit Ausschreibungen, die weit über dem Budget liegen und evtl. aufgehoben werden müssen.
Zusätzlich zur Beschreibung der Hard- und Software arbeiten wir den genauen Umfang der Dienstleistung für Implementierung, Konfiguration, Einbindung in die vorhandene Umgebung und Einweisung / Schulung heraus. Damit gewinnen Sie zusätzliche Planungssicherheit im Budget und auch der Bieter kann seine Leistungen besser einschätzen und damit sicherer kalkulieren. Dazu gehört zum Beispiel auch die genaue Definition der genauen Abnahmebedingungen. Damit werden zusätzlich Probleme, die sich aus fehlenden Absprachen ergeben, nahezu vollständig ausgeschlossen. Der Bieter weiß vorher genau, was die Gesamtlösung leisten muss und kann sein Angebot darauf abstimmen.

Die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen / des Leistungsverzeichnisses erfolgt nach den Richtlinien der "Verdingungsordnung für Leistungen" (VOL), sowie den "Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen" (EVB-IT).

Begleitung der Ausschreibung

Die eingegangenen Angebote untersuchen wir hinsichtlich der technischen Erfüllung aller gestellten Anforderungen und bewerten dann nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten anhand der vorher erstellten Bewertungsmatrix.
Alle eingegangenen Angebote erhalten eine ausführliche technische Analyse, sowie eine Bewertung für die kaufmännische Entscheidung (anhand der Entscheidungsmatrix), z.B. zur Vorlage beim Rechnungsprüfer oder Controller.
Sollten weitere Verhandlungen mit den Bietern notwendig werden, so können wir Sie auch in diesen Punkten unterstützen. Wir treten hierbei je nach Wunsch als unabhängiger Berater oder als Mitarbeiter aus Ihrem Hause auf.

Während und nach der Implementierung / Lieferung

Während der Implementierung der Lösung und bei der Abnahme stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Auf Wunsch erstellen wir die Abnahmeprotokolle, führen die Abnahme zusammen mit dem Lieferanten durch und bewerten die Ergebnisse gemeinsam mit Ihnen. Damit ist sichergestellt, dass Ihr System zum gewünschten Zeitpunkt einwandfrei und im vollen Umfang funktioniert. Durch eine komplette Abnahme des Gesamtsystems gewinnen Sie an Sicherheit, dass Sie auch wirklich das bekommen, was Sie ausgeschrieben haben.

Dienstleistungen nur für öffentliche Einrichtungen?

Auch für Kunden, die nicht ausschreiben müssen, ist ein detaillierter und dokumentierter Beschaffungsvorgang ein sinnvoller Weg. Gerade die IST-Analyse als Basis für die neue Beschaffung, sowie die Erarbeitung eines Konzeptes für die neue Lösung schafft Sicherheit beim Einkauf. Die Bewertungsmatrix kann als schnelles Tool zur Beurteilung von Angeboten dienen. Sie legen vorher fest, welche Features Ihnen wie viel wert sind. Gerade in komplexen Beschaffungen verliert man sonst schnell den Überblick. Entweder steht nur noch der reine Anschaffungspreis im Vordergrund, oder einzelne Features, die gar nicht so wichtig sind (Beziehungsweise eigentlich nicht wirklich benötigt werden), sorgen für die Entscheidung. Wenn in der Entscheidungsmatrix einzelne Features mit für Sie relevanten Preisen hinterlegt werden, dann ist eine Entscheidung für oder gegen ein Feature plötzlich ganz einfach.

Also ein wichtiges Verfahren für alle, gerade wenn es um größere Beschaffungen geht. Es bringt Sicherheit und verbessert die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der Beschaffung, auch in Richtung der Geschäftsführung.

In welchen Bereichen können wir Sie unterstützen?

Die Themengebiete umschließen unseren klassischen Rahmen von Storage, Backup und Virtualisierung. Also von einem Storage-System zum Beispiel für das Backup oder die Archivierung bis zur Storage-Lösung mit Replikation und Failover an einen zweiten Standort für eine heterogene Server- und Betriebssystemwelt.
Im Bereich Backup von der "einfachen" Tape-Library bis zur komplexen Auswahl einer heterogenen Backup-Software für physikalische und virtuelle Maschinen. Aber auch Backup-to-Disk oder die Replikation der Backup-Daten an einen zweiten Standort sind anspruchsvolle Lösungen. Gerade bei der Replikation von Backup-Daten ist die Auswahl der Software entscheidend für den Durchsatz und damit den Erfolg der Lösung.
Die Virtualisierung fasst die Themen Storage und Backup meist noch mit ein. Gerade die Auswahl des richtigen Hypervisors ist entscheidend für den sicheren und kostengünstigen Betrieb der IT Umgebung. Passt die vorhandene Backup-Software noch zur Virtualisierung oder kann eine Modernisierung deutlich Kosten sparen?

Zu erreichen sind wir unter

Telefon:	04185 / 707 85 0		vCard der Stor IT Back GmbH & Co. KG:
Fax:	04185 / 707 59 43
E-Mail:	info@storitback.de