Archivierung, ILM und HSM V1.0 (c) Stor IT Back 2007

Einführung

Als erstes müssen die Begriffe ILM und HSM erklärt werden. Unter ILM (Information Lifecycle Management) wird die Verwaltung der einzelnen Phasen im "Leben" einer Datei verstanden. Eine Datei wird neu erstellt, ist erstmal sehr wichtig und wird häufig genutzt. Später greifen die Anwender nur noch selten auf die Datei zu, eventuell wird sie nie wieder genutzt, sie wird einfach vergessen. Die Datei liegt aber auf einem Fileserver, dieser Fileserver wird täglich gesichert und in jeder Vollsicherung werden auch selten genutzte Dateien jedes Mal mitgesichert. Effektiver wäre es, wenn diese selten genutzten Dateien erkannt und auf andere kostengünstige Medien verschoben werden würden. Dies spart Speicherplatz auf dem Fileserver, reduziert Backup-Laufzeiten und verkürzt möglich Recovery-Zeiten.
Wichtig wäre auch eine Erkennung, welche Dateien wichtig sind oder auch speziell aufbewahrt werden müssen. Damit können dann auch gesetzliche Vorgaben, z.B. für Buchhaltungsdaten, erfüllt werden.

Begriff HSM

Der Begriff HSM bedeutet "Hierarchisches Storage Management". In der HSM-Welt gibt es für Daten unterschiedliche Speichermedien. Schnelle und sichere Festplatten für wichtige und häufig genutzte Daten, langsame Festplatten für selten genutzte und zum Beispiel Bandmedien für alte und eigentlich unwichtige Daten. Für einen HSM müssen mindestens 2 Ebenen vorhanden sein, es können aber auch 5 oder 6 sein. Neben der Hardware (Festplatten, NAS-Systeme, RAID-Systeme, Bandlaufwerke und verschiedene Medien) wird auch noch eine Software zur Verwaltung benötigt.
Diese Software ist sehr wichtig, erstens wird über sie bestimmt, welche Dateien nach welcher Zeit und in welchem Zustand auf andere Medien verschoben werden. Aber mindestens genauso wichtig ist es, das der Endanwender seine Datei trotzdem wieder findet, wenn er sie nach "Jahren" dann doch noch benötigt. Und der Endanwender vermutet seine Datei immer noch dort, wo er sie abgelegt hat. Deswegen verschiebt die HSM-Software nicht nur einfach, sondern hinterlässt am Ursprung einen Eintrag, wo die Datei jetzt abgelegt ist.
Klickt der Anwender jetzt auf seine alte Datei, so schaltet sich die HSM-Software dazwischen und sagt dem Betriebssystem wo die Datei wirklich liegt. Das Betriebssystem holt sich die Datei dann vom NAS-System oder Bandlaufwerk und stellt sie dem Anwender zur Verfügung. Der Anwender merkt also nicht einmal, außer das es eventuell etwas länger dauert, das seine Datei nicht mehr dort ist, wo er sie abgelegt hat.
Der Vorteil für die EDV ist aber, dass jetzt nur noch wichtige und wirklich benötigte Dateien auf den teuren Festplatten liegen und damit auch gesichert werden. Natürlich müssen auch die migrierten (verschobenen) Dateien gesicht werden, aber nicht in jeder Vollsicherung. Es reicht ja völlig aus, wenn sie ein- oder zweimal gesichert wurden und danach werden sie ausgeschlossen, sie werden ja nicht verändert, da nur die HSM-Software Zugriff auf diese Dateien hat.
Je nach Struktur der Daten können große Speicherbereiche auf den Fileservern frei werden, Vollsicherungen lassen sich ohne Probleme in kürzerer Zeit und weniger Aufwand durchführen und ein Full-Restore ist in kürzerer Zeit erledigt. Gerade beim Full-Restore ergibt sich der Vorteil, dass die wirklich benötigten Dateien viel schneller wieder verfügbar sind.
Wer braucht eine HSM-Lösung? Jeder der Plattenplatz auf primären Fileservern sparen muss oder mit dem Zeitfenster bei Backup oder Restore nicht mehr hinkommt. Also eigentlich alle, die große Datenmengen möglichst kostengünstig und effektiv verwalten müssen.

Begriff Archivierung

Bei einer Archivierung werden Daten kopiert oder verschoben, aber nicht um Speicherplatz frei zu bekommen, sondern um diese Dateien anders zu verwalten. Am einfachsten ist die Archivierung bei Buchhaltungsdaten zu verstehen. Die Buchungsdaten, sowie Rechnungen, Belege und Lieferscheine müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Das ist erstmal kein Problem, bei einer Datensicherung wird dann einfach die Sperrfrist auf 10 Jahre erhöht. Vom Gesetzt her wird aber gefordert, das diese Daten (wenn sie archiviert sind) nicht verändert werden dürfen. Und bei einem Backup gibt es dafür keinen Schutz, ich restore eine Rechnung, verändere sie und sichere sie dann wieder. Dies merkt keiner. Und bei einer rechtlich einwandfreien Archivierung darf dies nicht so sein. Eine Veränderung darf nicht möglich sein, bzw. muss dann dokumentiert werden.
Am einfachsten ist eine Archivierung auf eine CDROM, die Daten können nur einmal geschrieben werden. Aber so richtig gesetzeskonform ist das noch nicht. Wenn die Daten auf eine Festplatte kopiert werden und dann auf der Festplatte verändert und später auf eine andere CDROM geschrieben werden, so wird das kaum nachvollziehbar sein. Datum und Beschriftung der CDROM kann ja jederzeit geändert werden.
Um das ganze jetzt gesetzeskonform zu bekommen, benötigt man eine Software, die sämtliche Daten verwaltet und dokumentiert. Ist diese Software gesetzeskonform und bleiben die Daten unter der Verwaltung dieser Software, so ist die Datenhaltung (Archivierung) dann gesetzeskonform.
Wer braucht eine Archivierung? Jeder der Daten in elektronischer Form verwaltet, an die besondere Anforderungen vom Datenschutz, Aufbewahrung oder der Buchhaltung gestellt werden.

Rechtliche Bestimmungen bei der Archivierung

Wer nicht oder nur unsachgemäß archiviert, riskiert gravierende Haftungsrisiken für Geschäftsleitung und IT-Administration. Grund genug, die Archivierung nicht nur in technischer Hinsicht umzusetzen. Das Handelsgetzbuch mit dem §238 verpflichtet Kaufleute zur Buchführung und Aufbewahrung von Handelsbriefen. Als Handelsbriefe gelten alle Unterlagen, die zur Durchführung und Abschluss eines Geschäftes dienen, also Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und auch Reklamationsschreiben. Das lässt sich auf einem Fileserver auch nicht unbedingt immer leicht identifizieren, aber noch schwerer wird es, wenn die Unterlagen in einem E-Mail-System hinterlegt sind.
Für das Archivieren von diesen Daten gibt der §239 HGB folgendes vor: "Die gespeicherten Dokumente müssen unveränderbar, reproduzierbar und jederzeit verfügbar sein." Diese Vorgaben müssen von einer elektronischen Archivierung erfüllt werden. Das schwierigste ist hierbei die "Unveränderbarkeit", aber auch die Reproduzierbarkeit ist nicht einfach zu realisieren. Wer kann schon garantieren, dass das gewählte Format auch noch in 10 Jahren lesbar ist.
Auch im Steuerrecht müssen Kaufleute die Anforderungen an die Aufbewahrung und die Prüfbarkeit erfüllen. Einzelheiten sind hierbei in den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) enthalten. Ein wichtiger Punkt ist hierbei: Wurden Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt, so hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen. Das bedeutet in der Praxis, das auch steuerlich relevante E-Mails gesetzeskonform zu archivieren sind und den Betriebsprüfern jederzeit verfügbar zu machen sind.
Welche Gefahren lauern, wenn diese Bestimmungen nicht eingehalten werden? Alleine der Verlust der Vorsteuerabzugsberechtigung kann einen großen finanziellen Schaden verursachen. Bei Verletzung der ordnungsgemäßen Buchführung kann die Finanzbehörde eine Steuerschätzung durchführen (sicherlich nicht zum Vorteil des Unternehmens) und Geld- und Freiheitsstrafen verhängen. Im Falle eines Falles ist die Geschäftsleitung persönlich haftend, aber auch leitenden IT-Mitarbeitern drohen Regressansprüche.

Begriff ILM (Information Lifecycle Management)

Der Begriff ILM beschreibt den gesamten Werdegang einer Datei. Hierzu gehören dann auch Faktoren wie die Archivierung oder eine Verwaltung durch eine HSM-Software. Aber auch das ganze normale Backup gehört zum Thema ILM. Auch hier werden Aufbewahrungsfristen und Löschkriterien festgelegt. Eine ILM-Lösung sollte sich also in vorhandene Umgebungen integrieren lassen. Trotzdem benötigen ILM-Produkte spezielle Umgebungen, die Unterstützung von Betriebssystemen und Anwendungen muss vorhanden sein und spezielle Hardware für eine gesetzeskonforme Archivierung muss unterstützt werden.

Fazit Archivierung, ILM und HSM

Eine professionelle Planung macht eine reibungslose Implementierung erst möglich. Und nur dann lassen sich rechtliche Vorgaben erfüllen und Kosten einsparen. Sehr wichtig sind hierbei, die geforderten Funktionalitäten und die vorhandene Hardware zu berücksichtigen.
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